+31 182 623 100

Privacyregeling

PRIVACY REGLEMENT van Ro-Ad Arbodienstverlening.

Artikel 1: BEGRIPSBEPALING

In dit reglement wordt verstaan onder:
a.   de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp):
b.   houder: de houder, bedoeld in artikel 1 van de wet, zijnde degene, die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie;
c.   beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie;
d.   persoonsregistratie: de registratie waarin persoonsgegevens zijn opgenomen van cliënten en werknemers van Ro-Ad Arbodienstverlening, verder te  noemen Ro-Ad;
e.   persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon.  

Artikel 2: DOEL REGISTRATIE

De registratie heeft tot doel informatie te leveren ten behoeve van:
a.   het intakerapport en bemiddelingsplan dat wordt opgemaakt en het hieruit voortvloeiende re-integratietraject ten behoeven van cliënten die in verband hiermee bij Ro-Ad worden aangemeld;
b.   dienstverlening door het UWV en andere bij de cliënt betrokken instanties ten behoeven van degene die een opdracht hebben ingediend of namens wie de opdracht werd ingediend.
c.   verzuimbegeleiding en re-integratieactiviteiten in het kader van Wet verbetering Poortwachter bij Ro-Ad.
d.   medische informatie t.b.h.v. de bedrijfsarts ten einde mogelijkheden vast te kunnen stellen voor re-integratie spoor1 en/of 2

Artikel 3: GEREGISTREERDE CATEGORIEEN PERSONEN

De persoonsregistratie bevat uitsluitend gegevens over de volgende categorieën personen:
a.   personen die via hun werkgever, het UWV of een andere instelling of organisatie bij Ro-Ad worden aangemeld;
b.   bedrijfsartsen en eventueel andere hulpverleners
c.   werknemers van Ro-Ad Arbodienstverlening
d.   De contactpersonen van de in sub a benoemde categorieën personen.

Artikel 4: SOORTEN GEGEVENS EN DE HERKOMST DAARVAN

  1. a) De persoonsregistratie bevat over de in artikel 3 sub a genoemde personen ten
    hoogste de volgende gegevens.
    naam, voorletters, geslacht, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres, geboortedatum burgerlijke staat, BSN,
    + toelichting algehele leef- en werksituatie van de cliënt;
    sociale- en medische gegevens.
    b) De persoonsregistratie bevat over de in artikel 3 sub b bedoelde personen ten hoogste de volgende gegevens:
    + naam, titel, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres.
    c) De persoonsregistratie bevat over de in artikel 3 sub c bedoelde personen ten hoogste de volgende gegevens:
    + naam, titel, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres.
  2. De in het eerste lid bedoelde gegevens worden verkregen:
    a.   van de cliënt zelf
    b.   in een gesprek met de werkgever 
    c.   van het UWV of de instanties waar de cliënt al een voorziening van ontvangt.

  3. Medische gegevens worden verkregen van een bedrijfsarts.

Artikel 5: HOUDER PERSOONSREGISTRATIE

  1. De directie van Ro-Ad is houder van de   persoonsregistratie en is als zodanig verantwoordelijk voor de werking van deze registratie.
  2. Beheerder van de registratie is een door de directie aan te wijzen medewerker van Ro-Ad.

Artikel 6: GEBRUIK GEGEVENS

De in de registratie opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van dit reglement omschreven doelstellingen.

Artikel 7: RECHTSTREEKSE TOEGANG

  1. Rechtstreekse toegang hebben uitsluitend:
    a. de beheerder;
    b. de door de beheerder aangewezen functionarissen binnen Ro-Ad.
  2. I. Alleen medici ontvangen rechten (unieke inlogcodes/wachtwoorden) en/of krijgen toegang tot medische gegevens op basis van de BIG registratie toegekend door de beheerder van het verzuimsysteem.
    II. Andere functionarissen ontvangen alleen rechten (unieke inlogcodes/wachtwoorden) en of toegang tot de voor hen relevante niet medische gegevens teneinde de dienstverlening uit te kunnen voeren op basis van de BIG registratie van de medisch adviseur.
  3. De toegang tot Verzuimsignaal is beveiligd tegen onbevoegden door middel van een toegangscode bestaande uit een unieke inlognaam en wachtwoord. De directie beheert de toegang van gekwalificeerde gebruikers tot dit systeem, uitgezonderd die van de medici. Voor deze discipline draagt verzuimsignaal zorg. Papieren dossiers die persoonsgegevens bevatten, worden in een afsluitbare dossierkast opgeborgen. De directie ziet toe op het sleutelbeheer van deze opslagruimte.
  4. Afgeleid beroepsgeheim Het afgeleide beroepsgeheim is voorbehouden aan de directe medewerkers van de medici (bedrijfsarts). Voor niet medische disciplines waar de arts op basis van gelijkwaardigheid mee samenwerkt, zoals de arbeidsdeskundige geldt geen afgeleid medisch beroepsgeheim. In het kader van de verzuimbegeleiding dient de arts in teamverband samen te werken met de arbeidskundige casemanager om gezamenlijk tot een optimale re-integratie te komen. 1 Medewerker(ster) die onder afgeleid medisch beroepsgeheim werken dienen daartoe een aparte geheimhoudingsverklaring te tekenen. Ze zijn geïnstrueerd over de bedoeling en de grenzen van het beroepsgeheim. De directie van Ro-Ad en de (bedrijfs)arts bewaken hoe de niet medische disciplines met de gegevens omgaan in de dagelijkse praktijk.
  5. Toegang tot de persoonsregistratie is beperkt conform de meest recente versie van de KNMG Code Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re- integratie.

    Artikel 8: BEVEILIGING

    De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging van de persoonsregistratie passende maatregelen.

    Artikel 9: BEWAARPERIODE EN VERWIJDEREN GEGEVENS

1. De opgenomen persoonsgegevens worden door de beheerder binnen twee jaar uit de persoonsregistratie verwijderd, wanneer bekend is dat de persoon in kwestie is overleden.
2. De beheerder verwijdert na 2 jaar de gegevens waarvan vaststaat dat zij niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie.
3. De medische gegevens worden minimaal 15 jaar bewaard.
4. De medische gegevens die betrekking hebben op blootstelling aan carcinogene stoffen en biologische agentia worden 40 jaar bewaard.
5. Medische gegevens betreffende bloostelling aan ioniserende straling worden 30 jaar bewaard.
6. De houder kan op verzoek van de beheerder bepalen dat persoonsgegevens langer opgeslagen blijven dan de in het tweede lid genoemde periode.
7. Vernietiging van de registratie of van daarin opgenomen persoonsgegevens geschiedt met inachtneming van de bepalingen in de Archiefwet.

Artikel 10: IN KENNISSTELLING

  1. De beheerder stelt de personen, bedoeld in artikel 3 sub a, schriftelijk in kennis van het bestaan en het doel van de registratie.
  2. De beheerder stelt de personen, bedoeld in artikel 3 sub a, schriftelijk in kennis van opname in de registratie, wanneer deze geschiedt door overname uit een andere registratie.
  3. De verplichting als bedoeld in het eerste en tweede lid geldt niet voor zover de in kennisstelling op grond van artikel 28 lid 2 van de wet achterwege kan blijven. Artikel

Artikel 11: KENNISNEMING EN VERBETERING (INZAGE EN CORRECTIERECHT)

  1. Verzoeken om inzage als bedoeld in artikel 29, leden 1 en 2 van de wet, en verzoeken om mededeling van derden als bedoeld in artikel 32 van de wet, dienen te worden ingediend bij de beheerder.
  2. De beheerder beslist namens de houder op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
  3. De beheerder kan van de in het eerste lid bedoelde verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
  4. Toestemming voor inzage wordt altijd verleend aan personen wiens gegevens worden bewaard, na realisatie lid 3.
  5. De geregistreerde heeft recht op afschriften uit de persoonsregistratie van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. Van werkaantekeningen en testuitslagen wordt geen afschrift gegeven.

Verzoeken om correctie als bedoeld in artikel 31 van de wet dienen schriftelijk te worden ingediend bij de houder.


Artikel 12: VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DE CURATIEVE SECTOR

Verstrekken van gegevens (identiteitsgegevens en administratieve gegevens in combinatie met medische gegevens) aan de curatieve sector kan alleen na schriftelijke toestemming van de geregistreerde. Ro-Ad houdt zich bij het verstrekken van gegevens aan de meest recente versie van de KNMG Code Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie.

Artikel 13: VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DE WERKGEVER

Bij het verstrekken van persoonsgegevens aan de werkgever van de geregistreerde zullen uitsluitend persoonsgegevens worden verstrekt die gerichte informatie verschaffen over:

  1. de werkzaamheden waarvoor de geregistreerde nog wel/niet meer geschikt is;
  2. de aanpassingen of werkvoorzieningen die in het kader van de werkhervatting/re-integratie daartoe mogelijk getroffen kunnen worden door de werkgever;
    de mate van arbeidsongeschiktheid
    + de duur van de arbeidsongeschiktheid

Aan de werkgever kunnen alleen (medische) persoonsgegevens worden verstrekt als daarvoor uitdrukkelijke schriftelijke toestemming is gegeven door de werknemer. Van deze toestemming wordt een aantekening gemaakt in het medisch dossier.

Aan de werkgever worden geen mededelingen gedaan over het bezoek van een werknemer aan een arbeidsomstandigheden spreekuur of een vrijwillige deelname van een werknemer aan periodieke onderzoeken. Indien naar aanleiding van zo’n bezoek of deelname de bedrijfsartsadvies wenst te geven aan de werkgever dan is daarvoor de uitdrukkelijke en gerichte toestemming van de werknemer nodig.

Artikel 14: VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS AAN HET UWV

Verstrekken van gegevens (identiteitsgegevens en administratieve gegevens in combinatie met medische gegevens) aan UWV geschiedt volgens de afspraken. Ro-Ad houdt zich bij het verstrekken van gegevens aan de meest recente versie van de KNMG Code Gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie.

Artikel 15: TOESTEMMING VOOR VERSTREKKEN VAN GEGEVENS AAN DERDEN

1. Indien voor de verstrekking van gegevens uit een persoonsregistratie toestemming van de geregistreerde is vereist, kan deze slechts schriftelijk worden gegeven.
2. De toestemming kan steeds schriftelijk worden ingetrokken.
3. In geval een geregistreerde niet in staat is zijn wil te bepalen tot het geven van toestemming, kunnen in noodsituaties gegevens worden verstrekt aan de betrokken hulpverleners teneinde de voortgang van de hulpverlening niet te belemmeren.

Artikel 16: KLACHTEN

Voor de omgang over klachten met betrekking tot de privacy verwijzen wij naar artikel 3 uit het klachtenreglement. Jaarlijks zal een rapportage worden opgesteld omtrent de klachten en de afhandeling in deze.

Artikel 17: TER INZAGE LEGGING

Dit reglement ligt ter inzage bij Ro-Ad Arbodienstverlening en is in te zien op de website van Ro-Ad, www.ro-ad.nl.

Artikel 18: CITEER IN WERKING TREDING

  1. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Privacyreglement Ro-Ad Arbodienstverlening’.
  2. Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na vaststelling van het reglement door de directie van Ro-Ad Arbodienstverlening.

© 2018 Ro-Ad Arbodienstverlening | Algemene voorwaarden | Privacyregeling | Klachtenregeling